Zaman Yiyici Tuzaklarla Nasıl Baş Edebilirim?
Zamanımız, hedeflerimiz, yerine getirmemiz gereken sorumluluklar, sosyal yaşamımız, ilgi alanlarımızı da kapsayacak şekilde bütünsel şekilde planlayabilmek zaman yönetiminin temelini oluşturur. Zamanı planlamak, yaşamımızda yapmak istediğimiz şeylere alan açtığı gibi, kişinin stresten mümkün olduğunca uzak yaşayabilmek için de önemli bir adımdır.
Zamanın tek bir davranışı vardır. Durmadan akar. Toplanamaz, depolanamaz, tekrarlanamaz, sadece harcanır. İnsan, sınırlı bir yaşama sahip olduğu için zamanı etkin kullanmak zorundadır Tıpkı diğer kaynaklar gibi zaman da etkili bir biçimde değerlendirilebilir veya boşa harcanabilir.
Zaman yönetimi bireysel, kurumsal ve toplumsal izler taşır…
Zaman yönetimi bireyseldir. Çünkü:
- Bireyler bedensel, zihinsel, duygusal yapıları, ilgileri ve yetenekleri ile birbirlerinden farklıdır. Bir bireyin severek, isteyerek ve kolaylıkla yaptığı bir eylemi bir başkası istemeyerek ve zorlanarak gerçekleştirebilir.
- Bu yüzden aynı eylemin gerçekleştirilmesi kimi insan için az, kimisi için ise çok zaman alabilir.
- Bu yüzden, algıların, kavramların gelişmesi ve devinimi için her bir bireyin zamanını kendi ilgi, gereksinim ve hızına göre ayarlaması durumu ortaya çıkabilir. Bunun anlayışla karşılanması gereklidir.
Zaman yönetimi kurumsaldır, başka bir deyişle her şirkete / kuruma özel izler taşır. Çünkü:
- Her şirketin kültürünün farklı dengeleri ve dinamikleri vardır. Bu açıdan her şirket kendi kurum kültürü ile uyum sağlayacak şekilde bir zaman yönetimi ve iş yapma biçimi geliştirmiştir.
- Örneğin; işe geç gelme durumunda nasıl bir yaptırım uygulandığı, zamanında yetişemeyen işler için nasıl değerlendirmeler yapıldığı, zamanı iyi kullananlar için nasıl bir takdir kullanıldığı gibi.
- Zaman yönetimi, şirketlerde sistem ve performans göstergelerindeki önemli çıktılardan biridir.
Zaman yönetimi toplumsaldır. Çünkü:
- Toplumların kendilerine ait zaman geçirme biçimleri ve bilindik eylemleri, ritüelleri vardır.
- Belli kültürlerde ya da kültürün farklı katmanlarında günlük zaman dilimlerinin nasıl değerlendirileceği, yıllık zaman dilimlerinde neler yapılacağı son derece önemlidir.
- Farklı mevsimlerde farklı işlerle uğraşılması gerekebilir. Hasat, düğün zamanları gibi.
Zaman Tuzakları
Zamanı etkin, daha doğrusu yapmak istediğimiz şeylere dengeli bir şekilde fırsat yaratacak şekilde yönetmek için önce bizi neler engelliyor, ne tür tuzaklara düşüyoruz bakalım.
- Mükemmelliyetçilik:
- Hedeflerimizin ve beklentilerimizin gerçekçi olmaması ve yaşamda olayların bazen istediğimiz gibi gitmeyebileceğini hesaba katmama gibi durumlar bizim mükemmeliyetçi olduğumuzun göstergeleridir.
- Mükemmeliyetçi kişi, işler yolunda gitmediğinde büyük bir düş kırıklığı yaşar, işleri bırakır, umutsuzluğa kapılır.
- Zaman yönetiminde de "mükemmel" bir zaman planlayıcısı olmak gibi bir hedefe sahip olmak, kısa bir süre sonra düş kırıklığı yaşamak ve vazgeçmekle eşanlamlıdır.
- Hedefleri belirlerken esnek olmak ve olası aksilikleri göz önünde bulundurmak önemlidir.
- Ertelemek:
- Erteleme yalnızca büyük amaçların ertelenmesi olarak değerlendirilmemelidir. Gündelik hayatta küçük görünen işler de daha önemli amaçların alt basamaklarıdır. Ertelenen her iş bir diğerini etkiler.
- Erteleme KARARSIZLIK sonucu oluşan bir davranış değildir. Kısaca erteleme, KARAR VEREMEMEKTEN kaynaklanmaz.
- Erteleme, kişinin karar verip de harekete geçememesidir. Bazen kararlar da ertelenebilir, bu da bir tür ertelemedir. Kararsızlıkla, karar vermeyi ertelemek birbiriyle karıştırılmamalıdır.
- Erteleme alışkanlığından vazgeçmek, zaman yönetiminin öncüsüdür. Bu alışkanlıktan vazgeçebilmek için ilk yapılacak şey, bir "ertelenen işler listesi" hazırlamaktır.
- Kendine Aşırı Güven:
- Yaşamda kendine güvenmek iyi ve yararlı bir özelliktir ancak fazlası BOŞ VERİCİLİĞE yol açar.
- Yapmamız gereken tüm işleri bir kenara not etmeden hatırlamamız ve bu işleri son dakika da harekete geçerek tamamlamamız olanaksızdır.
- Bu nedenle "ben bunların hepsini aklımda tutabilirim" ya da "herkes bu işi 3 saatte bitiriyor ama ben nasıl olsa bu işi 1 saatte bitiririm" tarzı düşünceler bizi düzensizliğe ve başarısızlığa götürür.
- Kendine Güvensizlik ve Yüksek Kaygı:
- Zaman zaman hepimiz performansımızdan şüphe edebiliriz ya da yaptığımız işlerin yeterliliğinden emin olmayabiliriz.
- Ancak bu durum çok ve yoğun duygularla yaşanıyorsa bizim için engelleyici bir etken durumuna gelmiş demektir. "Bu işi nasıl olsa başaramam, öyleyse hiç denememeliyim" tarzında düşünceler kendine güvensizlik belirtisidir.
- Buna benzer düşünceler, yüksek kaygıya da neden olur ve kaygı da bizim için bir engel oluşturmaya başlar.
- Bu tür düşünce ve duyguları çok sık ve bizi ciddi anlamda engelleyecek yoğunlukta yaşıyorsak, bir uzmana danışmamız yararlı olacaktır.3
- Hayır Diyememek:
Bu başlığı görünce geçen haftalarda paylaştığım “Neye Evet, Neye Hayır Diyoruz?” yazımı hatırladığınızı tahmin ediyorum. O yazıda zamanımızı yiyen bu tuzakla ilgili ayrıntılı şekilde paylaşımda bulunmuştum.
- Zaman yönetimi, zaman zaman çevremize "hayır" dememizi gerektirecek bir aktivitedir.
- Çevremize "hayır" diyemiyorsak, birçok işimiz bu yüzden aksıyor olabilir.
- Bu durumda öncelikle "hayır" demenin bizim için ne anlama geldiğini incelemeli, "hayır" dediğimizde ne olacağından korktuğumuzu bulmalıyız.
- Ancak, sürekli başkalarının istekleri doğrultusunda ve onların öncelikleri ile yaşamak, zaman içinde o kişilere karşı öfke biriktirmemize ve asıl o zaman ilişkimizin bozulmasına yol açabilir.
- Oysaki "hayır" diyerek gerekçemizi çevremize açık bir biçimde dile getirdiğimizde, çevremiz de bu konuda bize anlayışlı davranacaktır.
- Hafife Alma, Nasıl Olsa Yaparım Tutumu:
- Bazen bazı işlerin kendiliğinden olacağına ya da bazı özelliklerin herkeste bulunduğuna ilişkin bir yanılgıya düşeriz.
- Örneğin "dinlemeyi" öğrenmek gereksizdir, çünkü zaten biliyoruzdur gibi.
- Ya da “o iş bende abi” yaklaşımı ile incelememiz, çalışmamız gereken bir konuda gereğini yerine getirmemek gibi.
- Plansızlık:
- Plansız iş yapıldığında, çoğunlukla verimi az olan işler, insanların zamanında önemli bir yer tutar ve işkolik insanlar yaratabilir.
- Planlama yapılmadığı takdirde, işler zamanında bitmemekte ve bunun sonucunda işleri planlamaya zaman kalmamaktadır.
- Planlama aynı zamanda, işin sonunda ne kadar planlanan zamana uyuldu ya da ne kadar uzaklaşıldı, bize bir performans göstergesi de verir.
- Öncelikleri Belirleyememe:
Uzmanlar;
- Hoşlandığımız, çabuk bitecek olan, kolay olan, bildiğimiz, acele yapılması gereken ve başkalarının bizden isteğini önce yapmaya alışmış olduğumuzu söylüyorlar.
Buna karşın;
- Hoşlanmadığımız, uzun sürecek olan, zor olan, bilmediğimiz, önemli olan ve kendi seçimimiz olan şeyleri öteleyebildiğimizi de belirtiyorlar.
- Dağınık Masa:
Çalışma masasının üzerinde o an çalışılan konu ile ilgisi olmayan değişik şeylerin bulunması, dikkati dağıtıp, işi yavaşlatabilir. Ayrıca;
- Yorgunluk,
- Verimsizlik,
- Baş edememe hissi,
- Stres ve kontrol eksikliği duygusu da oluşturma ihtimali de vardır.
Bu Tuzaklarla Nasıl Baş Edebilirim?
Bazı kişiler "zaman yönetimi" konusunu daha başından reddeder ve bu konuya hiç yanaşmazlar. Bunun nedeni zaman yönetimi konusundaki bazı yanlış değerlendirmelerdir. Bu önyargılardan en yaygın olanları; bu teknikler benim işime yaramaz, bu toplumda organize olmak mümkün değil, bu kadar organize olmak çok ürkütücü veya insanlar beni sürekli arıyor ya da benden bir şeyler istiyorlar şeklinde sıralanabilir.
Etkin zaman yönetimini için amaç belirleme birinci aşamadır. Bunun için:
- Belirlediğimiz amaçlar doğrultusunda yapmanız gereken işlerin tamamlanma tarihlerini belirlemek, zamanı planlama konusunda önemli bir adımdır.
- Bunun için yıllık takvime işlerin bitiş tarihlerini kaydetmek, atacağımız ilk somut adımdır.
- Amaçlar belirlendikten ve gerekli tarihler yıllık takvime işlendikten sonra gelinen aşama "haftalık plan" yapmaktır.
- Bunun için her hafta düzenli olarak haftalık iş takibi (çizelge vb.) hazırlamak en etkili yöntemdir.
- Bu işe girişmeden önce, BİR HAFTA BOYUNCA planlanmamış yaşantımızın bir listesini yapmak iyi olur.
Amaç belirleme sürecinden sonraki ikinci önemli aşama işlerin önem ve aciliyetlerini değerlendirmektir. Bunu bir matris içinde göstermek yararlı olur.
- Acil Olmayan & Önemsiz İşler: Bu tür işleri, özellikle de önemli işlere zaman ayırmamız gereken dönemlerde yapıyorsak bizi olumsuz etkileyebilir. Okumamız gereken bir rapor veya bitirmemiz gereken bir iş varken dizi izlemek, bilgisayar oyunlarına takılmak, saatlerce sohbet etmek gibi. Bu tür uğraşlar kişisel zevkler için bizi besler ancak zamanını iyi ayarlamak gerekir.
- Acil & Önemsiz İşler: Bazen öyle işlerle uğraşırız ki, iki ayağımız bir pabuca girer ama aslında işin sonunda elde ettiğimiz kayda değer bir şey yoktur. Bu tür bir durumda “hayır” demek bize yardım edebilir.
- Acil Olmayan & Önemli İşler: Bu tür işler yanıltıcı olabilir. Aylar sonra olacak olan bir toplantı ya da bir kongrede konuşmacı olmak önemlidir ama acil değildir. Ne var ki, hazırlanmak, sindirmek ve son dakika stresi yaşamamak için iyi şekilde planlanmalıdır.
- Acil & Önemli İşler: Bu tür işlerle genellikle zamanı iyi planlayamadığımızda karşılaşırız. Büyük ihtimalle de zamanında acil değil ancak önemli kutucuğunda yer alan işlere yeteri kadar zaman ayırmadığımızdan, bu işler acil ve önemli olarak karşımıza çıkar.
Son Sözler…
Bu yazımın son sözleri sürrealist akımının önemli ismi Salvador Dali’ye ait. Biliyorsunuz Dali, eriyen saat çizimleri ile hatırlanan aykırı bir ressam. Zaman için diyor ki “Zaman insanların sandığından daha daha dirençsizdir, çünkü zaman, zaman içinde eriyip gider”.
Sonraki yazımızda buluşana kadar sağlıcakla kalın.
Dr. Habibe Akşit