E-İrsaliye Uygulaması ve Faturalandırmada Önemi
GİRİŞ
Hızlı gelişen bilgi teknolojileri ile e-belge uygulamaları artmaktadır. E-belge uygulamalarından birisi olan e-irsaliye de mal hareketlerinin takibini sağlayan önemli bir belge türüdür. E-irsaliye uygulaması ile e-faturada olan "uygulama yanıtı" gibi işleyen "irsaliye yanıtı" belgesi vardır. Bu bilgilendirme yazımızda e-irsaliye uygulaması ele alınacaktır.
E-İRSALİYE UYGULAMASI
Bilindiği üzere, ilgili Vergi Usul Kanunu Tebliği ile e-irsaliye uygulamasına ilişkin esaslar belirlenmiştir. Söz konusu düzenleme ile matbu olarak düzenlenen sevk irsaliyeleri Tebliğ'de belirtilen mükellefler tarafından elektronik olarak düzenlenecektir. Söz konusu düzenleme ile daha önce uygulamada ve mevzuatta yer almayan irsaliyenin yanıtlanmasına ilişkin düzenlemeler uygulamaya geçmiş bulunmaktadır.
Mal hareketlerinin elektronik ortamda düzenli bir şekilde izlenebilmesi amacıyla; 213 sayılı Vergi Usul Kanunu'nun 230'uncu maddesinin birinci fıkrasının beşinci bendine göre hali hazırda kâğıt ortamda düzenlenmekte olan "sevk irsaliyesi"nin, elektronik belge olarak elektronik ortamda düzenlenmesi, alıcısına elektronik ortamda iletilmesi ve elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesine olanak sağlayan belgeye e-irsaliye denir. Burada unutulmaması gereken husus e-irsaliye yeni bir belge türü olmayıp, kâğıt ortamdaki "sevk irsaliyesi" belgesi ile aynı hukuki niteliklere sahiptir.
E-İrsaliye uygulamasına kayıtlı mükelleflerce mal sevkleri için uygulamaya başladıkları ayın sonundan itibaren e-irsaliye kullanıcısı olsun olmasın tüm müşterilerine e-irsaliye düzenlenmesi zorunludur. Ayrıca, e-irsaliyenin matbu sevk irsaliyesinden farklı olmamasına rağmen söz konusu uygulama ile e-faturada olduğu gibi e-irsaliyenin yanıtlanması ile ilgili yeni düzenlemeler meydana getirmiştir.
E-İRSALİYE YANITI UYGULAMASI
E-İrsaliye uygulamasında aynı e-faturada olan "uygulama yanıtı" gibi işleyen "irsaliye yanıtı" belgesi de mevcuttur. Söz konusu irsaliye yanıtı ile e-irsaliye üzerinde yazan fiili sevk tarihinden itibaren 7 gün içinde e-irsaliye muhteviyatı malların tamamı kabul yanıtı ile kabul edilebilir ya da kısmi kabul yanıtı ile bir kısım mallar kabul edilebilir bir kısmı ise reddedilebilir. Unutmamak gerekir ki uygulama kapsamında irsaliye yanıtı belgesinin düzenlenmesi bir zorunluluk olmayıp sadece mükelleflerimize sunulan bir imkân niteliğindedir. Buna göre e-irsaliye yanıtlama senaryosunda üç durum mevcuttur. Bunlar tam kabul, kısmi kabul ve reddir.
E-İRSALİYE YANITI - TAM KABUL, KISMİ KABUL VE RED UYGULAMALARI
E-İrsaliye'ye konu malları tam olarak teslim alan alıcı, e-irsaliye sistemi üzerinden "kabul" irsaliye yanıtı dönebileceği gibi, herhangi bir yanıt dönme zorunluluğu da bulunmamaktadır. Sistemsel olarak 7 gün içinde herhangi bir yanıt dönülmemiş e-irsaliye'lere konu malların alıcıları tarafından tam olarak teslim alındığı ve satıcıları tarafından bu malların tamamı için fatura düzenleneceği kabul edilmektedir.
E-İrsaliye'ye konu malları "eksik olarak" teslim alan alıcı, istemesi halinde e-irsaliye sistemi üzerinden "kısmi kabul" irsaliye yanıtı ile satıcıya fiilen teslim aldığı mal miktarını bildiren bir yanıt dönebilir. Teslim alınmayan mallara ilişkin olarak, kabul edilmeyen mal miktarını ve nedenini uygulama üzerinden e-irsaliye yanıtı ile e-irsaliyeyi düzenleyene iletebilirler. E-irsaliye yanıtı ile yapılan kısmi kabul durumlarında, kabul edilmeyen malların satıcısına geri gönderimi için, alıcının e-irsaliye uygulamasına kayıtlı kullanıcı olması durumunda e-irsaliyenin, uygulamaya kayıtlı kullanıcı olmaması durumunda ise matbu kağıt sevk irsaliyesinin ayrıca düzenlenmesi gerekmektedir.
E-İrsaliye red yanıtı ile belgenin tamamı da reddedilebilir. Ancak bu durum sadece fiili sevkten önce ve mal muhteviyatının ya da alıcının hatalı olması halinde mümkündür. Bu durum ve süreler dışında yapılan retler hükümsüzdür.
E-İrsaliye belgesinin iptali söz konusu değildir. Bununla birlikte malın fiili sevkinden önce, malın muhteviyatının ya da alıcının hatalı olduğunun tespiti durumunda, alıcı tarafından e-irsaliye muhteviyatının tamamına "irsaliye yanıtı" ile "red" yanıtı verilebilir. Söz konusu red işlemi yapılmasına rağmen satıcı tarafından e-fatura kesilmesi durumunda kesilen faturanın temel ya da ticari senaryo olmasına göre gerekli red ve itiraz işlemleri yapılacaktır.
Sonuç
Gelişen bilgi teknolojileri ile mal hareketlerini elektronik ortamda takip edilmesini sağlayan e-irsaliye tüm taraflar açısından faydalı ve etkili bir yöntemdir. Bu uygulama ile taraflar teslim edilen malların akıbetlerini elektronik olarak takip edecekler bu sayede faturalandırma süreçleri daha sağlıklı bir şekilde izlenecektir. Kendilerine yapılan teslimlerin doğru olarak yapılıp yapılmadığı da e-rssaliye yanıtı ile takip edilecektir. Söz konusu yanıtlamanın doğru bir şekilde kullanılması faturalandırma işlemlerinin daha doğru yapılmasını sağlayacak ve taraflar arasında ihtilafları azaltacak, aynı zamanda mali idareye de mal hareketlerini kontrol etme imkânı verecektir.
Dr. A. Engin ERGÜDEN