Çok Saat Çalışmak, Çok Verimli Çalışmak mı?
Verimlilik nedir?
Şirketin verimliliği, şirketin performans kriterlerinin önemli göstergelerinden biridir. Şirket faaliyetlerini uygun bir şekilde yerine getirebilmek için girdiler ile çıktılar arasında dengeli bir ilişki olmalıdır. Şirketin iç ve dış kaynaklarını etkili ve etkin kullanması da verimliliğin temel unsuru olup, bu durum şirket performansına doğrudan etki eder.
Üretim odaklı bir kavram olarak ortaya çıkan verimliliğin en yaygın tanımı; mal ve hizmet çıktılarının, bu çıktıları elde etmek için sağlanan girdilere oranı şeklindedir. Klasik verimlilik tanımı “çıktı/girdi” şeklinde formüle edilmekte olup, yaklaşım olarak “en az girdiyle, en fazla çıktığı elde etme” olarak tanımlanmaktadır. Formülün bize dediği şudur; şirketin girdileri olan sermaye, bilgi, emek, hammadde gibi tüm girdi unsurları, şirket içinde bir süreçten geçerek bir takım çıktılara dönüşürler. Bu çıktılar ile girdiler arasındaki oran, verimliliği göstermektedir. Böyle ifade edince matematiksel bir şeyden bahsediyoruz, sosyal bir boyutu yokmuş gibi geliyor. Bu açıdan verimlilik, 20. yy. başlarında aynı kaynakla daha fazla üretmek olarak algılanıyordu. Odağında ağırlıklı olarak üretim ve kalite vardı.
Ancak 20. yüzyılın son çeyreğinde verimlilik çalışmaları, odağını çalışma koşullarındaki insani unsurlarının önemine ve bunların da göz önünde bulundurulması gereğine çevirdi. Bu odak değişiminde en önemli unsur, tahmin edebileceğiniz gibi “insan”ın değerinin yeniden fark edilmesiydi.
Sadece matematiksel bir denklem olarak aldığımızda şirketin girdileri olan tüm unsurların, olası çıktılarını tahmin edebiliyordunuz ancak “insan” daha doğrusu insanın zihinsel ve bedensel emeği diğer girdi unsurlarından farklıydı. Çünkü insan, süreç içinde tüm çıktıları etkileyebilecek, dinamik bir unsurdur. Süreç ve çıktılar üzerindeki etkisi büyük katma değerler yaratabileceği gibi, uygun koşul ve ortamlar yaratılmadığı zaman olumsuz da olabilmektedir. Her ne kadar sistemler, süreci bu etkilerden arındırmayı garanti altına almayı hedeflese de “insan” verimliliğin odağındaki yerini korumaktadır. O açıdan şirket olarak, kendi yöntemlerimizi ve çalışma şeklimizle çalışanlarımızı nasıl motive edebiliriz, onların verimli olması için ne tür yöntemler, ne tür araçlar kullanabiliriz bunun üzerine düşünmemiz gerekecek.
ILO (Uluslararası Çalışma Örgütü) verimliliği, içinde bulunulan kapsama uyum gösterecek şekilde sürekli yeniden yorumlanması gereken çok boyutlu, evrensel ve dinamik bir kavram olarak belirtiyor. Tanımda yer alan “dinamik” ve “çok boyutlu” ifadeleri dikkat çekici ve çok da isabetli. Bugün çıktı ve girdi arasındaki ilişkide, her girdi unsurunun bu ilişkiye nasıl etki edeceği ve toplam verimlilik üzerinde nasıl bir etki yaratacağı da dikkate alınmaktadır. Çevre duyarlılığı, enerji tasarrufu, sosyal sorumluluk, sürdürülebilirlik, yenilik, çalışma yaşamının kalitesi gibi unsurlar da verimlilik çalışmalarında yeni boyutlar olarak karşımızdadır.
Verimlilik Tanımından, Verimlilik Kültürüne Geçiş
Bu açıdan verimlilik, merkezinde “insan”ın yer aldığı, herhangi bir fonksiyona doğrudan endekslenmeyen, şirketin her fonksiyonunda çalışanların tam bir bütünlük içerisinde ele alındığı ve giderek performans ile eş anlamlı kullanılan bir kavram haline dönüşmüştür. Verimlilik “çıktı/girdi” tanımından çok, bir çalışma kültürü ve yaşam biçimi olarak ele alınmaya başlanmıştır. Bu aynı zamanda verimlilik kültürü yaklaşımıyla çalışma yaşamına bakmak demektir. Kültürü yaratan ve geliştiren temel öge insan olduğuna göre, bu kaçınılmaz bir gerçektir de. 20. yy. sonlarındaki verimlilikle ilgili çalışmalar bu konudaki anahtar unsuru insan olarak belirlerken, aslında çalışma kültüründeki değişime de işaret etmiştir.
Bu yaklaşımsal değişim içinde bir noktayı vurgulamak önemlidir. Şirketlerin toplam verimlilik olarak adlandırdıkları şirket verimliliğinde, çıktı ve girdi arasındaki ilişkiye yukarıda bahsettiğimiz yeni boyutlar eklendiği gibi; bugün bu ilişkinin hem etkin hem de etkili olması beklenmektedir. Dolayısıyla verimlilikle (productivity) yakından bağlı iki kavram olan etkililik (effectiveness) ve etkinlik (efficiency) de verimlilik kültürü içinde yer almaktadır. Bildiğiniz üzere, etkililik; şirketin amaç ve planlarına ulaşmasını ifade ederken, etkinlik amaç ve planlara doğru işleri yaparak başka bir deyişle süreç içinde istenen işleri yaparak ulaşmasını ifade etmektedir.
Verimlilik kültürü içinde çıktı ve girdi ilişkisinde istenen sonuçlara, doğru akışla bütünsel şekilde ulaşmak yer alır. Verimlilik, etkinlik ve etkililik bileşenlerinden oluşmakta, çevresel duyarlılık, enerji, sosyal sorumluluk, yenilik ve çalışma yaşamının kalitesi gibi yukarıda adı geçen performans boyutlarını da kapsamaktadır. Şirketin verimliliği, şirketin verimlilik kültürünü nasıl yarattığı ile yakından bağlıdır. Unutulmaması gereken nokta, sürdürülebilir, uzun soluklu çalışmalar, sağlam temelli, bütünsel yaklaşım ve yapılanmalara ihtiyaç duyar. Şirket verimliliğini artırmada kaldıraç, çalışanların verimliliğini artırmaktır. Bugün verimli olmak sadece iş hayatında değil, yaşamın her alanında elde edilmesi gereken bir yetkinlik haline dönüşmüştür.
Çalışanlarımızın Verimli Çalışması İçin Nasıl Bir Yaklaşım Sergilemek İyi Olur?
Mademki çalışmalar bizlere verimlilikteki anahtar unsuru “insan” olarak gösteriyor, o zaman çalışanlarımızın verimliliği için ajandamızı yeniden gözden geçirmek yararlı olacaktır. Ama öncesinde şirket olarak dikkat etmemiz gereken önemli bir nokta daha var. Uzaktan yönetimin, şirketlerin yönetim şekilleri arasında girdiği bu dönemde şirketlerin yönetim şekillerini ve “iş yapma biçimlerini” yeniden ele alıp, yapılandırmaya ihtiyaçlarının olması. Yüz yüze yönetim şeklim nasıldı? Şimdi uzaktan nasıl bir değişimle ve yaklaşımla yönetmeliyim ki çalışanlarımı verimli iş çıktıları için motive edebileyim, şirket olarak kendimize soracağımız değerli sorular arasındadır. Ve mutlaka herhangi bir işte hangi çıktıları bekliyorum bunları çalışanlarıma doğru şekilde anlatmam gerekir. Bu çıktıları hangi standarda göre istiyorum, bu standardın içine sadece iş yapma biçimi yok elbet. Çalışanlara şirketin etik ilkelerine, kültürüne göre de işi/görevi yapması gereği anlatılmalı, aktarılmalıdır. Böylece şirket, kendi yönetim tarzının verimliliği anlamında da kendine bir ayna tutmuş, yüzleşmesi gereken, düşünmesi gereken, ajandasında olması gereken konuları görmüş olur.
Aşağıda çalışanlarımızın verimliliği için göz önünde bulundurulması yararlı temel konulara maddeler halinde değiniyorum. Belki bunları yapıyorsunuz ama gene de üstünde adım adım beraberce düşünelim isterim.
Amacın kavranması: Nasıl her çalışma ufak da olsa bir adımla başlıyorsa, her şey amaç ile başlar. Amaç, faaliyetleri anlamlı kıldığı gibi, performans göstergelerine ulaşılıp, ulaşılmadığını belirlemek için genel bir referans çerçevesi oluşturur. Amaç yoksa nasıl yön bulacaksınız, çabalarınızı neye göre organize edeceksiniz ve neyi başardığınızı göreceksiniz? Şirket genelinde olsun, fonksiyonel bazda olsun ya da her iş bazında olsun amacın net bir şekilde belirtilmesi gerekir.
Bütünsel bakışı pekiştirmek: Çalışanlarımıza yaptığı işin sadece bir görev tanımdan ibaret olmadığı, aslında şirket içinde bir bütünün parçası olduğunun ifade edilmesi önem taşır. Bu, çalışanın büyük resmi görmesine yardım eder. Emeğinin neye dönüştüğünü fark etmesini sağlar. Görevler, tıpkı yap-boz (puzzle) parçaları gibidir. Yaptığı işin, bütün içinde ne ifade ettiği ve önemi anlatılmalıdır. Her bir parça diğerinden farklı olabilir ancak hepsi değerli ve birbirini tamamlar durumdadır. Bu, çalışanlara aktarılmalıdır.
Görevdeki anlam, işin anlamlı hale gelmesi: Çalışanın yaptığı iş ile kendisi arasında bir anlam ilişkisinin kurulması önem taşır. Bu ilişki kurulduğunda kişi daha rahat sorumluluk alır. Bunun için ilk iki maddede belirtilen yaklaşımlar, şirket değerlerinin aktarılması ve yönetimin örnek davranış sergilemesi pekiştirici unsurlardır.
Kendisinden beklenin belirgin olması: Çalışanlara genel ifadelerden çok, işi kim yapacaksa, açıkça belirtilmelidir. Genel ifadeler ile belirtilen konular çoğu kez yapılmama riski ile karşı karşıyadır. “Şu işi yapalım” yerine “şu işi, şu kişi, şu kalitede bir çıktı ile şunları kullanarak yapacak” şeklinde bir ifade daha uygundur.
Geri bildirimi verilmesi: Geri bildirim verdiğimizde “seni ve yaptığın işi fark ediyorum” mesajını da karşı tarafa iletmiş oluyoruz. Geri bildirim vermek ve almakla ilgili olarak sonraki yazılarımda sizlerle daha ayrıntılı paylaşımlarım olacak. Doğru geri bildirim almak ve vermek ne demek bunu beraberce inceleyeceğiz. Burada önemli bir noktanın altını çizmek isterim, geri bildirim alma ve vermenin çalışan bağlılığının oluşmasında temel araçlardan biri olduğunu unutmayalım.
Ekiple ortak bir taahhüt yapılması ve bunun güncel tutulması: Birlikte çalışmak, öğrenmek, ekip olarak yapılacak işlerin verimli şekilde yerine getirilmesi önemlidir. Bunun ön koşulu ekiple yapılacak bir “taahhütt”tür. Taahhüt ile anlatmak istediğim şey, çalışanın görev tanımı kapsamında ve kendi ajandasında yapması gerekenler, sorumlulukları, nasıl destek olunacak ve benzeri konularda grup üyeleri arasında varılan uzlaşı ve anlaşmadır. Zaman içinde yeni işler ve koşullara göre gözden geçirilir, geri bildirimlerle güncellenir.
İnsan odaklı yaklaşım: Belki de ilk sırada belirtilmesi gereken bir nokta. Yukarıda bahsedilen unsurlar, insan odaklı yaklaşımı besleyen noktalardır. Uzmanlar çalışanların değer görmek, fark edilmek, potansiyellerini işe yansıtmak konusunda desteklenmek istediklerini söylüyorlar. İnsan sadece maliyet unsuru ya da bir bütçe kalemi olmanın çok ötesinde, varlığının desteklenmesi, gelişmek ve geliştirmek istiyor. Böylece değerli hissedecektir. Yok saydığımız hiçbir unsur, bizim varlığımızı da onamaz.
Bunlar Olmazsa Neye Odaklanırız Dersiniz?
Yukarıda belirttiğim noktalara önem verilmediğini düşünelim. Bu durumda çalışanlarımızın verimliliğini ve dolayısıyla performansını nasıl ölçeceğiz? Kıyaslama unsurunuz ne olacak? Sizi duyar gibiyim. “Zaman” diyorsunuz. Haklısınız, tüm bunları göz ardı edersek geriye “zaman ölçüsü” kalıyor. “Kaç saat işyerindeydi. Saat kaçta geldi, kaçta ayrıldı? Uzaktan çalışmada ekranı açıp, başka bir yere mi gitti acaba?” gibi kaygılar içinde sonuçlara odaklanmak yerine, süreç içindeki tek bir unsur üzerinden fikir yürütmeye çalışırız.
Yukarıda kısaca değindiğim her bir başlık ve şirketler tarafından geliştirilecek daha başka performans ve verimlilik ölçülerine sahip olursak, zamanı gerçekten verimli kullanırız. Hem kendi zamanımızı, hem çalışanlarımızın zamanını. Verimlilik için hedeflere odaklanmaya ihtiyaç vardır. Bu şirketin toplam verimliliğine de olumlu bir yansımadır. Zaman elbette önemli bir göstergedir. Ancak bu gösterge diğer performans çıktıları ile birlikte ele alındığında yerine oturacak bir göstergedir. Zaman ölçütünün içeriğini, o zaman birimde yapılması gerekenleri bir “taahhüt” ile uzlaşarak gözden geçirmeliyiz. Zaman geçerken, bir şeyleri de garanti altın almak ancak bu şekilde olanaklı olur.
Değerli KOBİ Güncesi Okurları,
Yaşamın bütünselliğini göz önünde bulundurmadan, bu bütünselliği adeta unutarak insanların zamanlarını, potansiyellerini ve kendi iş yapma biçimlerini çok verimli şekilde kullanmayarak gerçekten çok pahalıya bir iş yapıyoruz demektir. O yüzden bugünkü yazımın son sözleri Dalai Lama’dan. Verimliliğin lirik bir anlatımı sanki sözleri. Diyor ki “Başarılarını, onları elde etmek için feda ettiklerine bakarak değerlendir”.
Sonraki yazımızda buluşana kadar sağlıcakla kalın…
Dr. Habibe AKŞİT