Sistem mi? Disiplin mi?
Kavramlarda Netleşme
Disiplin:
Disiplin kelimesi Latince “discipulus” kelimesinden gelmektedir. Latince karşılığı, öğretmek, terbiye etmek demektir. Türk Dil Kurumu disiplinin üç anlamını belirtmektedir:
- Bir topluluğun, yasalarına ve düzenle ilgili yazılı veya yazısız kurallarına titizlik ve özenle uyması durumu, sıkı düzen, düzence, düzen bağı, zapturapt.
- Kişilerin içinde yaşadıkları topluluğun genel düşünce ve davranışlarına uymalarını sağlamak amacıyla alınan önlemlerin bütünü.
- Öğretim konusu olan veya olabilecek bilgilerin bütünü, bilim dalı
Bu yazıda disiplini belirli bir bilgi, öğrenme ve uygulamaları özenle uygulama, düzeni oluşturma olarak kullanacağım. Başka bir deyişle belirlenen bir standartla sistemi incelemek, öğrenmek, bu konuda çevreyi eğitmek ve uygulamak olarak ele alacağım. Zorlama, itaat, esneklikten yoksun kurallar olarak değil.
İş hayatında disiplin
Disiplin, şirket politika, kural ve düzenlemelerinin çalışanlar tarafından anlaşılıp, uygulanmasını destekler. Dolaylı olarak çalışanların şirket politika, kural ve düzenlemelerinden sapmalarını önlemeyi de kapsar.
Şirketler değerleri çerçevesinde oluşturdukları ilke ve kuralların benimsenmesini, bunlara uyulmasını, bu konuda bir şirket disiplini oluşturmayı hedeflerler. Bu açıdan disiplin, çalışanların örgütsel kurallar ve düzenlemeler çerçevesinde şirket strateji ve politikalarından sapmalarını önleyen ve düzenleyen faaliyetleri içerir. Disiplinin temel amacı çalışanların şirketin performans standartlarına uygun hareket etmesini sağlamak, arzu edilmeyen standart dışı davranışların yaratacağı kargaşayı ortadan kaldırmaktır. Burada bir noktanın altını çizmek isterim. Bekleneni yerine getirmede istenen performansa ulaşamamanın sorumluluğunu öncelikle çalışana yüklemek yerine, şirketteki kural ve düzenlemelerde revizyonlar gerekir mi diye bakmak yararlıdır.
Disiplin ilke ve kuralları yönetici ve çalışan arasındaki saygı, güven ve etkin geribildirim verme – alma çerçevesinde oluşturulduğunda, iş verimine olumlu katkı sağlar. Bu aşamada çalışanın sürece katılması yani iş disiplinine ilişkin ilke ve kuralların oluşturulması, iyileştirilmesi, kim zaman kaldırılması, yenilenmesinde söz sahibi olması, uzlaşı kültürünü ve iş disiplinini benimsemeyi kolaylaştıracaktır. Buna karşın katı bir şekilde sadece çalışana verilen direktifler şeklinde ele alınan bir iş disiplini çalışanda motivasyon kaybı, stres, tepki gibi davranışları neden olabilecektir. O açıdan “disiplin” uygulamaları sadece istenen davranışı yaptırmak üzerine değil; büyük resimle bağlantılı olarak istenen ve bizi hedefe götüren davranışı birlikte tasarlamak üzerine kurulmalıdır. Katılımlı bir süreçle oluşturulmayan ilkelerin, çalışanlar tarafından benimsenmesi daha zor olabilmektedir. Amaç, disiplin ilke ve kuralları ile yeni sorunlar oluşturmak değil, mevcut ve olası sorunları en aza indirmektir.
Şirketin oluşturduğu iş disiplini ilke ve kuralları iki temel noktayı göz önünde bulundurmak yararlı olacaktır:
- Şirketi bir bütün olarak değerlendirerek iş disiplini ilke ve kurallarını oluşturmak. Sadece bir bölüm ya da sadece çıkan bir sorunu önlemek adına küçük uygulamalar değil, oluşturulan iş disiplini ilke ve kurallarının şirketin bütününde yapacağı etki düşünülerek ele alınmalıdır.
- İnsan odaklı yaklaşımları daima göz önünde bulundurmak, iş disiplinine ilişkin ilke ve kurallar oluşturulurken katılımlı bir süreçle çalışanların görüşlerini yansıtacak şekilde düzenlemelerin yapılması.
Bu iki noktanın dikkate alınması iş disiplini ilke ve kurallarının şirketin her kademesinde yayılımını da kolaylaştıracaktır.
Sistem:
Sistem kelimesi Latince “systema” kelimesinden gelmekte olup, Latince karşılığı “birleşme, oluşma, bir araya gelme”’dir. Türk Dil Kurumu sistem için “düzen, bir sonuç elde etmeye yarayan yöntemler düzeni, yol, bir şeyi oluşturan düzenek, dizge” karşılığını kullanmaktadır. Özetlersek sistem, birbiriyle etkileşen veya ilişkili olan, bir bütün oluşturan ve ortak bir amaca yönelmiş soyut veya somut varlıkların bileşkesidir denilebilir. Bu açıdan sistem belirgin bir amaç etrafında ve birbirleriyle ilişki içinde bir araya gelmiş bir unsurlar topluluğudur. Sistemi oluşturan parçalar birbirleriyle etkileşim halindedir. Sistemi oluşturan varlık ve parçaların dış çevreyle ilişkileri de vardır. Sistem yapısı içinde düşünebilmek, parçalar yerine bütüne odaklanabilmeyi gerektirir.
Şirketin örgütsel hiyerarşisi içinde birimler, faaliyetler ve diğer unsurlar birbirleriyle bağlantılı alt sistemlerden oluşur. Benzer durum insan vücudu için de geçerlidir. Organların, hücrelerden, hücrelerin ise moleküllerden meydana gelmesi gibi. Toplumsal açıdan da aynı sistematik yapı vardır. Toplumların gruplardan, grupların bireylerden oluşması gibi. O açıdan sistem düşüncesiyle bakmak ve sistem düşüncesinin temeli “bütünü görmek” demektir. Sistem düşüncesindeki bütünü görmek, sadece parçaları bir araya getirerek bütünü oluşturmak değil dünyayı bir bütün olarak düşünmek demektir.
İş hayatında sistem düşüncesi
Sadece parçaları gören, parçalara odaklandıkları için bütünü göremeyen birey ve şirketler, geleceklerini oluşturma ve şekillendirmeye aktif olarak katılmakta zorlanırlar. O açıdan sadece başlarına gelen durumlara tepki vermekle kalırlar.
Sistemi bütünsel olarak değerlendirebilmek için, öncelikle olayları sadece doğrusal olarak değerlendirmeyi bir yana bırakmak gerekir. Dinamik bir çevrede faaliyet gösteren şirketler için olayların bir döngü içinde birbirlerini etkileyerek var olduklarını kavramak önem taşır. Başka bir deyişle şirketin faaliyet gösterdiği iç ve dış çevrede meydana gelen olaylar karşılıklı olarak birbirini etkilemekte ve süreç değişim içinde yürümektedir. O açıdan şirketlerin çevredeki olayları değerlendirirken karşılıklı etkileşim ve değişimi kavramaları gerekir.
Bu noktada iş insanlarını bekleyen bir risk vardır. Aslında bu hepimizin ortak riskidir. Erken yaşlardan itibaren sorunları parçalara ayırmayı öğreniriz, problemleri böyle çözeriz, bu konuda pratik yaparız. Bu gerçekten de karmaşık problemleri daha rahat çözmemizi sağlar. Buna karşın bizim bütünle olan ilişkimizi zedeler. Resmin bütünün görmemiz gerektiğinde bu alışkanlıkla parçaları bir araya getirmeye çalışırız. Bu durumu fizikçi David Bohm, kırık aynanın parçalarını bir araya getirmeye benzetmektedir.
Disiplin ve Sistem Birlikte
İş dünyası ve insanlar arasındaki ilişkiler de bir sistemdir. Bir şirketin somut parçaları olan işler ve soyut parçaları ilişkiler aynı sistem içindedir ve bütündür. İş disiplinin ilke ve kuralları da bu sistem içindedir ve bütünlüğe dahildir. O açıdan herhangi bir alt unsur; ister bir kural, ister bir uygulama, isterse bir iç iletişim olsun daima bütünle olan bağı, ilişkisi, etkileşimi ile ele alınmalıdır.
O açıdan yöneticiler, sadece bütünü görmek değil, bütününün çalışanlar tarafından algılanmasına da liderlik etmek durumundadırlar.
Sistemi birbirinden ayrıştırılmış parçalar şeklinde bakmak yerine bütün olarak bakmak gerekir. Bunun uzun dönemde yansıması, şirketin vizyonunun paylaşılan vizyon haline gelmesine olan katkıdır.
Bunun için de ilk adım, çevremize çocuksu bir merakla bakabilmek ve gerçekten öğrenmek için sormaktır. Samimiyetle sormak, bilmediğin konularda “bilmiyorum” demek ve böylece yeni bir öğrenme yolculuğuna çıkabilmektir. Yoksa geçmiş öğrenmelerimizin bizi perdelemesi ile karşı karşıya kalırız. O zamanda sadece kendimize değil, ekibimize, çalışanlarımıza, şirketimize ket vurmuş oluruz. O zaman sadece disiplinin bütünden kopuk kuralları ile karşı karşıya kalırız.
Kobi Güncesi’nin Değerli Okurları,
Bu yazımın son sözleri, yönetim bilimci Peter Senge’ye ait, diyor ki “Başlangıçta bir şeyi öğrenmenin zor gelmesinin nedeni, aslında daha eskiden öğrendiğimiz şeylerden kaynaklanır. Çoğunlukla gerçek öğrenme, öğrenmemeyi gerektirir. “
Sonraki yazımızda buluşana kadar yeni ve güzel öğrenmelere olsun, sağlıcakla kalın…
Dr. Habibe Akşit