Geri bildirim nedir?
Sözcük anlamı olarak geri bildirim “gönderilen bilgi veya talimatın alıcıda yaptığı etkiye ilişkin edinilen dönüt, yapılan bir davranışın, düzenlemenin sonucu hakkında insanın çevreden edindiği bilgi” olarak tanımlanmaktadır.
Geri bildirim, olumlu veya olumsuz bir davranış üzerine, kişiye bu davranışı pekiştirici veya değiştirici yönde aktarımda bulunmaktır. Etkili geribildirim verebilme yöneticilerin önemli yetkinlikleri arasındadır. Geribildirimi “nasıl” verdiğimiz, içeriğinden çok daha önemlidir. Çünkü “nasıl” verildiği aslında karşımızdaki ile olan iletişimi başlatan veya bu iletişimi kesen kritik noktadır.
Peki geri bildirim ne değildir?
- “Haddini bildirmek” değildir.
- “Olumsuz eleştiri” değildir.
- “Yargılama ve suçlama” ifadeleri içermez.
“Gözleme ve somut verilere” dayanmak durumundadır.
Geri bildirim neden bu kadar önemlidir?
Şirket hedeflerinin gerçekleşmesi, çalışanların performanslarının hedeflenen seviyede olmasına bağlıdır. Çalışanların performanslarını geliştirmek, onlara bu yönde destek olmak ise, yönetsel bir sorumluluktur. Yöneticilerin, performans yönetimi sürecinde kullandıkları en önemli araç etkin geri bildirimdir.
Geri bildirimin gerçekçi, kişiselleştirilmeden, genelleme yapılmadan, zamanında, uygun dil ve ortam seçilerek verilmesi durumunda, kişilerle şirket arasında bağlılığa olumlu katkısı olur. Aksi takdirde olumlu olmayan bir etki oluşturabilir.
Uzmanlar, kişilerin genel olarak beş temel ihtiyacı bulunduğunu belirtmektedir. Bunlar;
- Kişi olarak varlığının fark edilmesi,
- Düşüncelerine saygı gösterilmesi (mutlaka onaylanacağı anlamına gelmese de düşüncelerine saygı),
- Görevlerini yerine getirirken potansiyelinin ve mevcut yeterliliğinin karşısındaki tarafından anlaşılması,
- Kişisel değerlerinin ve bu değerlerin her kişide biricikliğinin fark edilmesi,
- Karşılıklı olarak insan olmanın onur, sevgi ve saygısının yansıtılması.
Bu temel ihtiyaçlar göz önünde bulundurarak verilen geri bildirimler daha etkili olmaktadır.
Bu açıdan geribildirim almak ve vermek, kurumsal bağlılığı artıran en önemli unsurlardan biri. Gallup’un araştırmasına göre çalışanların yüzde 25’i yöneticileri tarafından görmezden gelindiği duygusu yaşıyor. Yöneticilerinden güçlü yönlerine odaklanan geribildirim aldıklarını söyleyen çalışanlarınsa bağlılığı yüzde 60 civarında. İlginç olan, yöneticilerinin geribildirimlerinde sadece olumsuz özelliklere odaklandığı çalışanların bağlılık düzeyinin yüzde 45 olması. Uzmanlar, olumsuz özelliklere odaklı geri bildirim alanların bağlılık düzeyinin, hiç geribildirim almayanlara kıyasla daha yüksek olduğunu belirtiyor. Yöneticilerinden ne olumlu, ne olumsuz hiçbir şekilde geri bildirim almayanlar, kendi varlıklarının görülmediği, fark edilmediği duygusu yaşıyorlar. Bağlılıkları yüzde 1 civarında belirlenmiş.
Bağlı bir çalışan yüzde 25 oranında daha fazla ve iyi performans göstermekte. Bağlılıktan uzak çalışanlar yüzde 50 daha düşük bir performans sergiliyorlar. Bir önemli nokta da performans karşılığı verilen ödüller eğer şirketle duygu ve anlam bağı yaratmadan veriliyorsa, ödülün yarattığı olumlu duygular daha kısa sürüyor. (Towers Watson & The Center for Talent Solutions).
Geri bildirim verdiğimiz zaman ne oluyor?
Geri bildirim verdiğimiz ve aldığımızda aslında karşımızdaki kişi ile “bağ kurmuş” oluyoruz. Böylece:
- Bir bütünün parçası olmak,
- Şirketle, çalışan arasında kurulan ve beslenen duygusal köprü,
- Önemli bir işi yerine getiriyor olmanın verdiği tatmin duygusunu,
yaratmış oluyoruz.
Geri bildirim konusunda önemli bir nokta da “geri bildirim vermekte zorlanıyoruz” olmamız. Kimi zaman geri bildirim vermek, geri bildirim almaktan daha zor gelebiliyor. Özellikle performans değerlendirme dönemlerinde, çalışanlara, ekibimizdeki ekip üyelerine geri bildirim vermek bir stres unsuruna dönüşebiliyor. Hele de küçük bir ekipteyseniz işiniz daha stresli olabiliyor. Geri bildirim vermekte zorlanılan noktalardan bazılarını şöyle sıralamak mümkün:
- Ben geri bildirim verebilecek konumda değilim, bu konumda olan biri versin diye düşünmek.
- Geri bildirim verdiğim kişi bunu hoş karşılamayabilir şeklinde yaklaşmak.
- Nasıl geri bildirim verebileceğimi bilmiyorum diye düşünmek.
- İnsanlar zaten ne yapmaları gerektiğini bilmeli, benim hatırlatmama gerek var mı diye algılamak.
- Tepki almaktan endişelenmek.
- Bir şeyin doğru veya yanlış olduğuna ben karar veremem şeklinde düşünmek.
- Geri bildirim vermek çok da önemli değildir yaklaşımı içinde olmak.
- Ben bir şey demezsem kendi kendine iyileşir düşüncesi ile beklemek.
- İnsanlar doğru veya yanlış yaptığının zaten farkındadır, ben otorite değilim yaklaşımında olmak.
- Kimseyi üzmek istemiyorum, herkesle barış içinde yaşamak istiyorum düşüncesi.
Eminim sizler de bunlara yenileri ekleyebilirsiniz. Ne sebeple olursa olsun, hepimiz çalışma yaşamı içinde geri bildirim almak ve vermek durumunda oluyoruz, olacağız da…
Etkin geri bildirim için nelere dikkat etmeli?
Etkin geri bildirim için aşağıdaki noktalara dikkat etmek yararlı olacaktır.
- Geri bildirim verirken genelleme yapmak ve yorum katmak. Örneğin iş yapış şeklini beğenmiyorum yerine, iş yapışında hangi noktaları beğendiği, hangi noktaları beğenmediğinin net şekilde belirtilmesi daha yararlı olur.
- Öneride bulunmadan, eleştirici olmak, örneğin sen hep böyle yapıyorsun demek gibi. Bunun yerine, hangi konuda neler yaptığını rasyonel verilerle aktarmak.
- Kişinin elinde olmayan bir konuya dayandırmak. Örneğin işe yeni başlamış bir çalışana, “Muhasebe Müdür’ünden neden bunu talep etmedin?” şeklinde geri bildirimde bulunmak.
- Yeni veya yakın zamandaki davranışları göz ardı ederek geçmiştekilere odaklanmak. Örneğin, üç sene önce de bunu yapmıştın gibi.
- Kulaktan duyma bilgilere dayandırmak, doğrulayıcı gerçeklerle desteklememek. Örneğin, Habibe’nin söylediğine göre… deyip cümleyi sürdürmek.
- Geri bildirimde olumlu şeyler söyledikten sonra “ama”, “fakat” gibi cümlelerle devam etmek. Böylece önceki etkileri azımsamış olmak ya da karşı tarafta böyle bir etki yaratmak. O açıdan geri bildirim sürecinde bu iki ifadeyi mümkün olduğunca az kullanmaya özen göstermek gerek.
Sonuçta…
- Çalışanlarımızla birlikte karşılıklı olarak gelişmek amaçlanır, bu aynı zamanda birlikte öğrenmektir.
- Geri bildirim sadece belirli zamanlarda değil, ihtiyaç duyuldukça yapılmalıdır.
- Geri bildirim için sadece geri bildirim verecek ve alacak kişilerin olduğu ve başkalarının olmadığı ortamda görüşmek daha etkilidir.
- Pozitif ve yapıcı yaklaşım benimsenmeli, yol gösterici olunmalıdır. Dinleme ve anlama önemlidir. Beklentiler karşılıklı paylaşılmalıdır.
- Hedefler, eksikler ve hatalar tartışılırken gözlemlere dayanılmalıdır. Görüşme sonuçları not edilmeli, aksiyon planları çıkarılmalıdır.
- Bilgi, yetenek ve beceri gereksinimlerine karar verilmeli, verilecek destekler ve eğitimler planlanmalıdır.
Bu yazımda iki güzel sözle size hoşça kalın demek istiyorum. İlki W. Buechner’dan, diyor ki “Karşınızdakiler ne söylediğinizi unutabilirler, ancak onlara hangi duyguyu hissettirdiğinizi asla unutmayacaklardır.”
Diğeri ise samimiyeti ve diyaloğu yansıtan anonim bir söz . Diyor ki “Sözcükleriniz kalpten çıkarsa kalbe kadar gider, dilden çıkarsa kulağı aşamaz.”
Her ikisi de geri bildirim kültürü için iki güzel anahtar gibi…
Sonraki yazımızda buluşana kadar sağlıcakla kalın…
Dr. Habibe AKŞİT