Etkin Toplantı Yönetimi İçin Ne Yapmalıyım?
Giriş
Çok genel olarak, birden çok kişinin, bir sorun, bir olay veya olgu üzerinde görüşme yapmak amacıyla bir araya gelmelerine toplantı denir.
Toplantılar, kişiler arasında iletişim sağlamak, yaratıcı fikirler üretmek, dolaylı bir işbaşı eğitim fırsatı yaratmak gibi amaçlar için son derecede yararlıdır. Günümüzde birlikte öğrenmek, ekip halinde kararlara ortak olmak, sorumluluk paylaşımı düşüncesinin öne çıkmasıyla toplantılar, katılımcı yönetimin önemli bir unsuru olarak görülmektedir.
Toplantı Türleri
Toplantılar yer, zaman, içerik, katılımcı profili gibi açılardan farklı türlere ayrılmasına karşın genel olarak, bilgi verici ve sorun çözücü toplantılar olmak üzere iki başlıkta ele alınmaktadırlar.
- Bilgi verici toplantılar: Bu tür bilgilendirici toplantılarda sorular sorulur, yorumlara olanak tanınır. Bu tür toplantılar genellikle;
- Yönetici ya da çalışanlar tarafından bir bilginin toplantıya katılanlara aktarılmasını içerir. Konferans, incelemede, bilgi amaçlı geziler ve benzeri sebeplerle kişi / kişiler öğrendiklerini toplantıya katılanlara aktarırlar.
- Kimi zaman bilgi alınacak kişiler bir uzman, danışman gibi şirket dışından da olabilir. Bu uzman kişiler çağrılarak yeni gelişmeler veya hangi amaçla çağrılmışsa o konuda bilgi edinilir.
- Bilgi verici toplantıların bir diğer kullanılma amacı, şirket içinde veya aynı bölüm içinde yapılanların diğer çalışanlarla paylaşılmasıdır. Şirketin entelektüel bilgisinin ve paylaşım kültürünün yayılımına katkı sağlaması açısından önemlidir.
- Yöneticiler, şirketin kararlarını, stratejik planlarını kendine bağlı çalışanlara aktarmak ve şirketin vizyonunun, paylaşılan vizyon haline gelmesi için de kendine bağlı çalışanlara bu tür toplantılarla bilgi verirler.
- Belli periyodlarla yapılan (günlük, haftalık, aylık gibi) toplantılarla da şirket içinde, bölümler arası veya bölüm içi bilgi paylaşımı yapılır.
- Sorun çözücü toplantılar: Bu toplantılar düzenlenme amaçlarına bağlı olarak aşağıdaki şekilde belirtilebilir.
- Sorunu tanımlama toplantısı
- Çözüm üretme toplantısı
- Değerlendirme ve karar verme toplantısı
- Kararı uygulama için adımları saptama ve gerekli nihai onayın alınacağı toplantılar
- Sonuçları değerlendirme toplantısı
- Düzenli programlanmış yönetim toplantıları
Toplantılarla Karar Vermenin Yararları
Toplantıda karar vermenin altında, şirketin birlik duygusunu artırmak, sorumluluk paylaşımı, öğrenme kapasitesini geliştirmek, olay ve konunun farklı yönlerini değerlendirmek gibi birçok boyut yer alır. Toplantı performansı aynı zamanda, şirketin karar ve süreçlerinin verimliliği için de önemlidir. Toplantı yapılarak alınan kararlar, uygulama ve benimsenme açısında şirketlere bazı yararlar sağlar.
- Toplantıya katılan ve alınan karara ortak olan kişiler, kendilerini şirketin bir parçası gibi hissedip, daha çok sorumluluk hissederler.
- Toplantı aynı zamanda şirket içi iletişim ve yeni fikirlerin paylaşımına olanak verir. Toplantıya katılanlar, hem birbirleriyle iletişim içinde olur, hem de farklı görüş ve fikirlerle beslenirler. Kimi zaman da farklı görüş ve fikirleri saygıyla karşılama olgunluğu kazanırlar.
- Toplantıda sağlanan iletişim aynı zamanda, toplantı sonrası alınan kararların daha hızlı eyleme geçmesine destek olur.
- Şirkette, ekip ruhu oluşmasına olanak sağlar.
- Toplantıya katılanlar birbirleri ile tecrübelerini, sorunlarını, başarılarını, kimi zaman da nasıl yapamadıklarını paylaşırlar. Böylece geçmişten ve şirketin kendi deneyimlerinden öğrenme gerçekleşir.
- Toplantılarda gündeme alınan konularla şirketin hedefleri arasındaki bağlantı netleştirilir.
- İşbirliği, anlayış ve empatinin gelişmesine olanak yaratılır.
Etkin Bir Toplantı Akışı İçin:
Etkin bir toplantı, iş sonuçlarına, ekibe olumlu ve verimli yansımaları olan ve zamanı da iyi değerlendiren toplantıdır. Etkin bir toplantı için:
- Toplantının hedefini belirlemek önem taşır. Bu açıdan toplantı yapılmadan önce üzerinde düşünülmesi gereken bazı noktaları gözden geçirmek gerekir.
- Bu toplantı ile ne amaçlanmaktadır?
- Bu toplantı niçin yapılacak?
- Bu toplantıda hangi sorunlara, hedeflere değinmek isteniliyor?
- İstenen amaçlara ulaşmak için nasıl bir yol izlense iyi olur?
- Sorunları nasıl çözebiliriz?
- Toplantı yapmadan da bu sorunu çözmek mümkün mü? Bu toplantı gerçekten gerekli mi?
- Belirlenen hedefleri toplantı dışında, başka bir yolla da elde edebilir miyiz?
- Zaman en etkin nasıl kullanılabilir?
- Toplantının odaklanacağı nedene bağlı olarak, toplantı türünü de ortaya koymak yararlı olur. Bu toplantı;
- Bilgi alışverişi yapma ihtiyacı,
- Birlikte karar verme hedefi,
- Problem çözme için,
- Çatışmaları uzlaştırma girişimine yönelik olarak,
- Şirket içi bir iletişim ve düşünce / duygu paylaşımına yönelik,
olarak mı yapılacak, belirlenirse birinci maddeyi de destekleyecektir.
- Diğer bir nokta toplantının planlanmasıdır. Plansız toplantı yönetimi, her tür kaynağın israfına davetiye çıkarmak gibidir. Toplantı hazırlığı için aşağıdaki noktaları gözden geçirmek yarar sağlar.
- Her toplantının planlanmasından sorumlu bir kişi, bölüm olmalıdır. Toplantının konu ve türüne göre bu değişecektir.
- Toplantıdan sorumlu olan / olanlar; toplantının amacını, toplantıdan neler beklendiğini ve toplantı konu başlıklarını “gündem” adı altında belirlemelidir.
- Toplantıya katılacakların zaman planı ve ajandalarına göre toplantının zaman planını netleştirmelidir.
- Toplantının yapılacağı yer ile ilgili hazırlıklar kontrol edilmelidir. Havalandırma, ses, ışık, teknik cihazlar gibi.
- Toplantıya yakın bir zamanda tekrar anımsatılma yapılmalı, son dakika olası aksilikler değerlendirilmelidir.
- Toplantının verimli yönetilmesi, etkin bir toplantını en önemli unsurudur. Bunun için bazı kaldıraç noktalarını mutlaka yerine getirmek gerekir.
- Toplantıyı yöneten kişi, toplantının başında temel unsurları açıklamalıdır. Bunlar:
- Toplantının amacını belirtmelidir.
- Gündem maddelerini ve gündem dışı bir konu varsa (ilgiliyse) sorup, eklemelidir. Gündem dışı konu mevcut toplantı ile ilgili değilse, bunun başka bir toplantı veya başka bir şekilde çözülmesi ile ilgili olarak fikir alıp, not düşmelidir.
- Toplantının başlama ve bitiş zamanını, ara verilecekse ne zaman ara verileceğini açıklamalıdır.
- Katılımcılar arasında ilk kez katılan ve / veya bir davetli varsa tanıtmalıdır.
- İşle ilgili olmayan mobil cihaz vb. sessize alınmasını hatırlatmalıdır.
- Toplantıya katılanlardan beklentileri açıklamalıdır.
- Toplantıyı yöneten kişi, zamanı verimli değerlendirmek durumundadır. Toplantıya katılanların görüş ve önerilerini almaya özen göstermeli, kendisini öne çıkarmaya çalışmamalıdır. Katılımcılara söz hakkı vermeli, farklı görüş ve paylaşımlara olanak sağlamalıdır.
- Toplantı öncesi planlanan gündem maddelerine bağlı kalınarak gündem kararları alınarak, alınan kararlara ilişkin görev dağılımı yapılarak ve konunun takibi için zaman planı saptanarak toplantı kapatılmalıdır.
- Ayrıca toplantılar, tutanaklar ya da karar defterleri gibi dokümante araçları yoluyla ”kurumsal hafıza”da iz bırakacak ve kaybolmayacak şekilde güvenceye alınmalıdır. Gerektiği durumda geçmişteki bu kayıt ve belgeler kuruluşun belleği olarak diğer süreçlere destek olabilmektedirler.
Son Sözler: Toplantı Performansı İçin Satırbaşları
Toplantı performansı için iki temel başlığa öncelikle bakmak yararlıdır.
- Toplantının şekilsel (usul) akışına ilişkin performans göstergeleri
- Zamanında başladı ve bitti mi?
- Gündem maddelerine değinildi mi?
- Gündem maddelerinin görüşülme oranı nedir?
- Örneğin 5 gündem maddesinden sadece 3’mü görüşüldü?
- Buna benzer bir durum süreklilik gösteriyorsa, o zaman nasıl bir yol izlenmeli?
- Acaba gündem maddeleri mi fazla?
- Benzer şekilde gündem dışı konuların görüşülme yüzdesi fazla olmaya başladıysa, acaba yeni bir toplantı mı açmalı, gibi.
- Toplantının girdi olarak neleri etkilediği ile ilgili performans göstergeleri
- Toplantı çıktıları şirkette hangi süreçlere girdi oluşturdu?
- İyileştirmeler yapıldı mı?
- Güncelleştirmeler yapıldı mı?
- Yeni bir şeylerin (uygulama, yöntem vb.) başlamasına imkan yarattı mı? gibi.
- Toplantı verilerine kolay ulaşım sağlanabiliyor mu? Bunları bir veri bankasında izlemek ve bazı analizler için kullanmak olası mı?
Kobi Güncesi’nin Değerli Okurları, gördüğünüz gibi verimli ve etkin bir toplantı kendi içinde de bir “soru gündemi”ni taşıyor. Verimli ve etkin toplantılarınız olsun.
Sonraki yazımızda buluşana kadar sağlıcakla kalın…
Dr. Habibe Akşit