Yetki Devrinin Altın Kuralları
Öncelikle “yetki devri” ile yakından ilgili kavramlar ve bunların yetki devri ile ilişkilerini açıklayarak başlamak yararlı olacaktır. Kavramların netliği, beraberinde konunun netliğini getirecektir. Bu kavramlar “yetki”, “güç” ve “sorumluluk” kavramlarıdır. Çünkü yetki devri, bu kavramlarla yakından ilintilidir. Yetkiyi, gücü ve sorumluluğu tanımlayalım ki “yetki devri” hakkında daha net konuşabilelim.
Yetki
Yetki, şirketin amaçlarına ulaşması için gerekli strateji, politika ve planları saptama, şirketi harekete geçirecek kararları verme, bu kararlar doğrultusunda ekibini, çalışanları, kendine bağlı kişileri harekete geçirme, onların nasıl davranacaklarını belirleme hakkıdır denilebilir. Bu tanımda aşağıdaki noktalara dikkat çekmek isterim.
- Yetki, kişiye şirket ya da içinde bulunulan organizasyon tarafından verilir.
- Yetkinin içeriğinde karar verme, bu doğrultuda çevresini harekete geçirme ve görevleri başarıyla yerine getirme vardır.
- Yetki, şirketin amaçlarının gerçekleştirilmesi için kullanılır.
Güç
Güç, diğer kişilerin davranışlarını etkileme ve onlara yön verme olarak belirtilebilir. Gücün kaynağı, kişinin bir takım özellikleri veya sahip olduğu pozisyondan gelebilir. Kişinin kullandığı güç kaynakları;
- Bilgi ve uzmanlık gücü,
- Kişisel karizma,
- Ödüllendirme gücü
- Şirketteki hiyerarşik pozisyonundan kaynaklanan güç,
şeklinde tanımlanabilir.
Yetki, gücü kullanma hakkıdır. Bu hak kişiye bulunduğu pozisyon yani organizasyon içindeki görevine bağlı olarak (yukarıda bahsettiğim pozisyondan kaynaklanan güç) verilmiştir.
Bu açıdan yetki, gücün kurumsallaşmış şeklidir denilebilir. Bulunduğu görevin gerektirdiği yetkiye sahip olan bir yönetici, bu yetkisini hem kendi hem de çalışanlarının haklarını koruyacak şekilde kullanmak durumundadır.
Burada kişinin, kişiliğinden kaynaklanan veya şirketteki pozisyonundan kaynaklanan güç kaynakları açısından dikkat edilecek nokta şudur. Yetkinin varlığı bir şirket ya da organizasyonun hiyerarşik kademelerinde bulunmaktan doğar. Bu açıdan kişisel güçten kaynaklanan otorite devredilmezken, şirketin ya da organizasyonun verdiği bir hak olan yetki devredilebilir. O açıdan yetki, kişiye görev ve pozisyonunun verdiği güç ile örtüşür. Bu hiyerarşik güç, yöneticiye kendi yetkisi içinde karar alma, kendine bağlı çalışanları yönlendirme, onlardan performans ve başarı bekleme hakkını da kapsar.
Sorumluluk
Sorumluluk kişinin, organizasyon içinde kendisine verilen görevleri, kendi yetkinlikleri çerçevesinde en iyi şekilde yerine getirmesi ve bunların sonuçlarını üstlenmesi olarak tanımlanabilir. Bu açıdan bir işi ve görevi yapan kişi bir sorumluluğu da üstlenmiş olur. Sorumluluk göreve ilişkin bir unsurdur.
Yetki ve sorumluluk arasındaki ilişki hep dile getirilir. “Yetki vermiyorlar ama sorumluluğum çok” gibi. Burada bir noktayı vurgulamak önemlidir. Yetki devredilir ancak sorumluluk paylaşılabilir, devredilemez. Yönetici, kendine bağlı çalışanların görevlerini yerine getirirken istenen performansı, iş ve ilişki kalitesini yerine getirmelerinden sorumludur. Kişilere kendi görevlerine yönelik sorumluluk alanı belirtecektir ancak üst yönetici olarak nihai sorumluluğun kendinde olduğunu bilecektir. Bazı yöneticilerin, yetkilerini devrederken sorumluluklarını da devretmek istedikleri ve maalesef bunu kendilerine bağlı çalışanları bir suçlama aracı olarak kullandıkları da görülebilmektedir.
Yetki Devri
Yetki devri; yöneticinin iş gördürme, belirli faaliyetleri başkalarına yaptırma hakkı konusunda başkalarını yetkili kılmasıdır. Bu kendisine bağlı bir birim, bir alt yönetici veya çalışanları olabilir. Yetki devretmek, yetkiyi devreden kişinin o görevlere ilişkin olarak diğerlerini yetkili kıldığı anlamına gelir. Ancak en son yetki kendisine aittir.
Yetki devrinin amacı, şirketin tüm kademlerinin, yönetme becerisi kazanmasını sağlamaktır. Böylece yönetim gücü tüm kademeler tarafından etkin bir şekilde kullanılabilecektir. Çünkü şirketlerde sadece birkaç yöneticinin yapabileceğinden daha fazla iş ve görev bulunmaktadır. Ayrıca çalışanların kariyer yolculuklarında yöneticiliğe hazırlanmalarına da bu şekilde destek sağlanmış olur.
Yetki Devri Sinyalleri
Yetki devrinin gerekliliğine rağmen zaman zaman yöneticiler yetki devrinde istekli olamayabilirler. Bunun farklı sebepleri olmakla beraber en sık görünen sebepleri;
- Yöneticinin her işi en iyi kendisinin yaptığına dair inancı,
- Yöneticinin, çalışanlarını yönlendirme ile ilgili yetkinliğinin zayıf olması,
- Kendine bağlı çalışanlara ve yetki devretmesi gereken ekibe güvenmemesi,
- Gücü kendinde toplama isteği, kontrol ve denetimi kaybetme korkusu,
- Yöneticinin kişilik özelliğinden kaynaklanan faktörler,
şeklinde belirtilebilir.
Yöneticilerin yetki devrindeki çekincelerine karşın çalışanların bilgi, beceri ve yaklaşım olarak yetki devri için hazır olmamaları da başka bir kısıttır. Bu durumu neyin yarattığı ve nasıl çözüleceği de yöneticinin sorumluluğundadır.
Yönetici, ayrıntılarla çok fazla uğraşmaya başlıyor, planlama ve yönlendirmeye az zaman ayırıyor, iş hayatı-özel hayat dengesinde kendine ve ailesine zaman ayırmıyor ve çalışanlarından daha fazla operasyonun içinde kalıyorsa, “yetki devri” için bir şeyleri gözden geçirme zamanı gelmiştir.
Yetki Devri İçin Altın Kurallar
Yetki devrinden arzu edilen yararların sağlanabilmesi için, devredilen yetkilerin sınırlarının iyi belirlenmesi gerekir. Bu konuda beş altın kural elimizi güçlendirecektir:
- Ne yapılacak?: Devredilecek iş veya görevle ilgili içeriği iyi tanımlamak Böylece “hangi içerik için yetki devretmektesiniz” üstünde uzlaşmak ve netleşmek daha kolay olacaktır.
- Kim yapacak?: Devredeceğiniz iş veya görevi kime devretmektesiniz açıkça belirtiniz. Bir önceki maddede ayrıntılı belirlediğiniz içeriği, eğer kişilere adreslemeyip, “şu işi, görevi yapalım” derseniz yani anonim bırakırsanız, o işi, görevi devretmiş sayılmazsınız ve iş / görev de büyük olasılıkla yapılmadan kalabilir.
- Niçin yapılacak?: Devredilen iş veya görevin amacı nedir. Şirketin büyük resmi içinde hangi rapor veya tabloya girdi veya çıktı olmaktadır gibi, bütünle bağlantı kurmaya yarayan amacı vurgulamak önemlidir. Bu aynı zamanda geleceğe hazırlanan yönetici adayları ve kariyerlerinin başındaki çalışanlar için önemli bir katkı sağlayacaktır.
- Nasıl yapılacak?: Hangi ayrıntıda nelerin yapılmasını bekliyorsunuz? Mümkünse bu iş veya görevi hangi adımlarla ve nasıl bir çıktı kalitesi ile beklediğinizi belirtmek gerekir. O iş ve göreve ilişkin yetki devrinde her detay ve adım için beklenen standardı adım adım aktarmak faydalıdır.
- Ne zamana kadar tamamlanacak?: O iş veya görev için yetki devrederken, işin veya görevin tamamlanma zamanlarını belirtmek yetki devrindeki önemli bir noktadır. Zaman planını da yetki devrederken aktarmak ve hatırlatmak gerekir.
İyi tanımlanmış bir yetki devriyle yöneticiler güç kazanırken, yöneticiliğe hazırlanan orta kademe yöneticiler daha hızlı deneyim kazanırlar. Bu aynı zamanda şirkete olan bağlılığı olumlu etkileyen bir unsurdur. Çalışanlar da iyi belirlenmiş yetki devriyle kendilerinden neler istendiğini, bunların neden istendiğini ve şirketin genel vizyonu içinde nereye hizmet ettiğini daha rahat göreceklerdir. Şirketin yönetsel kaynakları etkin kullanılacak, yönetim kültürü olarak paylaşılan bir kültür yaratmaya destek olacaktır.
Sonraki yazımızda buluşana kadar sağlıcakla kalın…
Dr. Habibe Akşit