Açık ve Örtülü Bilgi
Önce Tanımlar: Açık Bilgi ve Örtülü Bilgi Nedir?
Şirketler için bilginin doğru ve verimli kullanılması önemli bir rekabet üstünlüğüdür. Bugün sermaye kavramının kapsamı geçmişe göre oldukça farklıdır. Sadece maddi kaynaklar değil, insan sermayesi, bilgi sermayesi gibi kavramlarla “sermaye” kavramı şekil ve içerik değiştirmiştir. Bu aynı zamanda şirketlerin vizyon olarak da değişmesi veya değişmesi gerektiğinin de bir göstergesidir. Özellikle öngörülmeyen durumlarda, hem bilgiyi etkin kullanmak hem de bu bilgiyi etkin kullanacak insan kaynağını yani insan sermayesini verimli kullanmak şirketlerin sürdürülebilirliği için önem taşır. Çünkü bilgiyi etkin kullanmak demek, şirketin bilgi kaynağını, bilgi üretimini, akışını ve kullanımını etkin yapabilmesi ve gerçekte “öğrenen bir şirket” olması anlamını da taşır. Bilgi, ekonomik değer haline dönüşmüştür, önemli bir sermayedir.
Türk Dil Kurumu Büyük Sözlük’te bilgi için “öğrenme, araştırma veya gözlem yolu ile elde edilen gerçek, malumat, vukuf yani anlama, bilme, biliş” tanımı yapılmaktadır. Tanımın içinde öğrenme, araştırma, gözlem ve bir biliş haline atıfta bulunulmaktadır. Bilginin değerini daha iyi anlamak, şirketimizdeki bilgi ortamını etkin kılmak için bilgiye farklı açılardan bakmak yararlı olacaktır. Bu açıdan bilginin iki farklı türünü, örtülü bilgi ve açık bilgiyi anlamak önem taşır.
Entelektüel sermaye ve bilgi yönetimi konularında çalışan Nick Bontis örtülü bilgiyi, kişilerin veya şirketlerin bildiği ama bildiğinin farkında olmadığı bilgi olarak tanımlamaktadır. Örneğin her kişinin çevresindeki kişilere yaklaşımı farklılık taşır. Her kişinin çevresi ile olan iletişimi ve ilişkisinde geçmiş deneyimlerinden edindiği bir takım bilgiler vardır. Bu bilgi, kişi için açıkça yazılmamış, çalışılmamış öğrenilmemiş hatta kişinin kendisi tarafından fark edilmeden yapılan eylemler şeklinde olabilir. Bir aşçının yemek yaparken hiç farkına varmadığı, yazılı olmayan ancak yıllara dayanarak oluşturduğu ve el kararı diye tanımladığı bilgiler gibi. Bu, kişinin deneyim, birikim, üstünde düşünerek ve damıtarak oluşturduğu benzeri olmayan bilgidir.
Açık bilgi türü ise, iletişim kanalları yoluyla edinilen, üstünde birlikte düşündüğümüz, herkes tarafından bilinen, ulaşılabilen bilgidir. Görev tanımları, organizasyon şeması, eğitimler gibi. Biraz önceki aşçı örneğine gelirsek yemek tarifi kitabı bir açık bilgidir. Bu kitaptan herkes okuyarak çeşitli tarifleri yapabilir. Bununla beraber her aşçının örtülü bilgisi kendi deneyim ve öğrenmelerine dayanır ve kendine özgüdür, biriciktir.
Benzer durum iş hayatı için de geçerlidir. Her çalışanın sahip olduğu örtülü bilgiden ya da şirketin sahip olduğu örtülü bilgiden söz edilebilir. Örneğin, bir satış bölümü çalışanının şirketin ona gösterdiği ve ilettiği açık iş bilgisi yanında, kendi geliştirdiği ve bazen kendisinin sezgisel olarak bildiği, bazen de fark etmeden bildiği örtülü bilgisi ile kendi işini yönetmesi gibi.
Şirketlerin yazılı olmayan deneyimleri, yaklaşımları, tüm paydaşları ile ilişkileri gibi aslında kültürüne işlemiş çoğu kez de yazılı ve sistemsel hale getirilmemiş örtülü bilgiler vardır. Şirketler için bunun bir örneğini yönetim bilgi sistemleri ya da yönetim karar sistemleri adıyla yapılan çalışmalarda görmek mümkündür. Şöyle ki şirket çok isabetli kararlar vererek yönetiliyor olabilir. Kurucu, patron, tepe yönetici stratejik kararları kim veriyorsa bu konuda iyi olabilir. Bunun nasıl olduğunu kendisi de tam olarak size ifade edemeyebilir. Deneyimlerine dayalı, sezgisel olarak kullandığı örtülü bilgisi yoluyla bunu yapar. O açıdan yönetim karar sistemleri ile ilgili çalışanlar “keşke böyle isabetli kararlar veren zihinleri modellesek” derler.
İş hayatımda yaşadığım, gülümseyerek anımsadığım bir olaydan bahsetmek isterim. İnşaat malzemeleri sektöründe faaliyet gösteren büyük gruplardan birinin holding merkezinde insan kaynakları departmanının yöneticisiydim. İstanbul dışındaki fabrikalar ve işletmelerdeki insan kaynakları uygulamaları için sıklıkla seyahat eder, merkez ofis dışındaki insan kaynakları ekiplerini de güçlendirmek için çalışmalar yapardık. Bu çalışmaların birinde grubun tecrübeli ve aynı zamanda iletişimi güçlü fabrika müdürlerinden biri bana, “bu kadar çok standart ve sistem ile uğraşıyorsunuz gerek var mı? Ben insanı gözünden tanırım” dedi. Doğruydu sadece yönetsel alanlardaki kararları değil, işe alım ve diğer konulardaki kararları da çok yerinde bir yöneticiydi. Kendisine insanları tanıyan o “göz”ün çok pahalı olduğunu söyledim. Gülüştük ve sohbet etmeyi sürdürdük. Çünkü o “göz”ün bakışını oluşturan yöneticinin yıllara dayanan tecrübesi ile yarattığı örtülü bilgisiydi. Damıtılmış, tekrar tekrar kendisi tarafından test edilmiş bir bakış açısını ifade ediyordu. Bizim amacımız da o bakış açısını sistemsel olarak modellemek ve gerçekte o isabetli kararların şirketin her kademesinde kullanılmasını garanti altına almaktı. Örtülü bilgiyi, açık bilgi haline getirmek ve şirketin bundan yararlanmasını istiyorduk.
Örtülü Bilgiden, Açık Bilgiye: Bir Model
Şirketlerdeki örtülü bilginin, açık bilgi haline dönüşüp, şirketin entelektüel sermayesine katkı sağlamasına yönelik çeşitli çalışma ve modeller var. Bu konuda Japon örgüt teorisyeni Nonaka’nın SECI Modeline bakmak yararlı olacaktır. SECI Modeli bilgi dönüşüm sürecini tanımlamaktadır.
Örtülü ve açık bilgi arasında bir etkileşim olması, şirketin örgütsel bilgisinin yaratılmasındaki temel etkendir. Bilgi dönüşümü, örtülü ve açık bilgi arasında dört farklı etkileşim yoluyla meydana gelmektedir. Bu döngü aynı zamanda SECI kısaltmasını oluşturan “Socialization (Sosyalleştirme), Externalization (Dışsallaştırma), Combination (Bütünleştirme) ve Internalization (İçselleştirme)” kavramlarına yakından bakmayı gerektirir.
- Sosyalleştirme: Bu örtülü bilgiden, örtülü bilgiye dönüşümdür. Örneğin bir kişi, bir ustanın yanında çırak olarak kaldığında, onun hareketlerini taklit ederek, deneyerek öğrenir. Bu yolla kendi örtülü bilgisini oluşturur. Birçok şirketin, yeni çalışanlara şirket içinden mentor atamaları buna bir örnektir. Amaç ustadaki örtülü bilgiyi aktarıp, bu bilginin üstüne bu bilgiyi alan kişinin kendi örtülü bilgisini de koyarak yeni bir dönüşüm sağlamaktır. Otomatik Türk kahvesi pişiren makinelerin tasarım süreci böyle yapılandırılmıştır.
- Dışsallaştırma: Örtülü bilgiden, açık bilgiye dönüşümü ifade eder. Bu kolay bir süreç değildir. İletişim problemleri, ortamın uygun olmaması gibi sebepler bu aşamada engeller oluşturabilir. Buna karşın bu süreç, yeni bilgi üretilmesi için zemin oluşturmaktadır. Tecrübelerin paylaşılarak kayıt altına alındığı "en başarılı örnekler" uygulaması, örnek olaylar, hikayeleştirme, metafor kullanma gibi araç ve yöntemler örtülü bilginin açık bilgiye dönüştürülmesinde kullanılmaktadır.
- Bütünleştirme ya da Kombinasyon: Açık bilginin yine açık bilgiye dönüştürülmesidir. Bu aşama açık bilginin tasnif edilmesini, diğer bilgilerle harmanlanmasını ve yeniden yapılandırılmasını kapsamaktadır. Açık bilgi şirket içinden ya da dış çevreden elde edilebilen bilgilerdir. Bu aşamada elde edilen bilgilerin sistemsel bütünlüğü ve bu bütünlük içinde birbirleri ile anlamlı ilişkileri sağlanır. Şirket hedefleri bu bağlantıda önemlidir. Örneğin bir finansal rapor, şirket içinde var olan açık bilgiler kullanılarak hazırlanmış, bütünleştirilmiş bir üründür, açık bilgiden üretilmiş, açık bir bilgidir ancak daha kapsayıcıdır.
- İçselleştirme: SECI Modeli’nin son aşaması açık bilginin, örtülü bilgi haline dönüşmesini içerir. Bu aslında bilgini içselleşmesi ve öğrenmenin olduğu aşamayı ifade etmektedir. Şirket içindeki açık bilginin, çalışanlar tarafından içselleştirilerek kişiler tarafından örtülü bilgi haline gelmesini ifade eder. Bilginin özümsenmesidir. O bilgi kişilerin olmuştur, özümsenmiştir. Eğitim programları ve eğitim aktiviteleri bu konuda örnek olarak verilebilir. Amaç bilginin içselleşerek kişide bir davranış değişikliği yaratmasıdır. Bu aşama şirketler için çok değerlidir. Bu aşamada kişi, örgütsel bilgiyi kişisel bilgiye dönüştürmüş olur. Bu aşamada şirket kültürü, şirket atmosferi, şirket içi iletişim ve ilişkilerin önemi büyüktür. Bu açıdan bunu destekleyecek bir çalışma ortamının ve bilgi dostu bir kurum kültürünün olduğu şirketlerde kişiler elde ettikleri bilgileri daha kolay içselleştirmekte ve daha kolay davranışlarına yansıtarak hayata geçirebilmektedirler.
Son Sözler
Aynı adlı kitabın yazarı olan Thomas A. Stewart entelektüel sermayeyi, bir örgütteki insanlar, gruplar tarafından bilinen veya bilinmeyen (açıklanması zor olan), yaratılan ve ona rekabet üstünlüğü kazandıran tüm bilgilerin toplamı olarak tanımlamaktadır. Gerçekte örtülü bilgiye ve onun bilgi döngüsünde entelektüel sermayeye dönüşmesine atıfta bulunmaktadır. Bir şirketin örgütsel sermayesi ise içine entelektüel sermayeyi de alan, şirketin yaratma becerisini mümkün kılan, sahip olduğu tüm içsel maddi olmayan varlıkların toplamıdır. Bu varlıklar arasında; temel değerler, iş yapma sistemleri, bilgiyi kullanabilme becerisi, bilgi yaratma süreçlerinin etkinliği, stratejik tanımların bilinirliği ve kullanımı, bilginin paylaşılmasının desteklenmesi gibi birçok unsur sıralanabilir.
Bilginin değere dönüşmesi açık ve örtülü bilginin kullanılması, örtülü bilgilerin açık bilgi şekline gelebileceği paylaşım ortamlarını oluşturulması, öğrenmenin desteklenmesi, bilginin içselleşmesi yoluyla yeniden üretilmesi ile mümkündür. Belki şirketlerimize ve yarattığımız ortamlara bu gözle bakma zamanı çoktan gelmiştir.
Sonraki yazımızda buluşana kadar sağlıcakla kalın…
Dr. Habibe AKŞİT