Evden Çalışmada Verimliliğin Artırılması
Teknolojinin gelişmesiyle birlikte tüm dünyada çalışma şekilleri hızlı bir şekilde değişime uğramış ve “home office” olarak da tabir edilen “evden çalışma” hızlı yayılan bir trend haline gelmiştir. Çok uluslu firmalar sayesinde aşina olduğumuz ve son yıllarda yurt dışında ve daha sonra ülkemizde görmeye alıştığımız bu çalışma şekli Covid-19 virüsünün hayatımıza girmesiyle birlikte artış gösterdi.
Yeterli teknolojik alt yapıya sahip firmalar mevcut durumda çalışanlarının sağlığını düşünerek evden çalışma şeklini desteklemekte ve bu yolla çalışan motivasyonunu yüksek tutarak şirket verimliliğini artırmayı hedeflemektedir.
İşleri evden yönetmek birçok insanın günümüzde ortak hayalidir. Bu hayalin öncelik sıralamaları her birey için farklılık gösterse de ortak hedef zaman tasarrufu sağlamak, stresten arınmış, aileye adanan, nitelikli saatleri artmış bir hayat kurgulamaktır.
Peki, işi evden yürütmek sanıldığı kadar kolay bir süreç mi?
Bu durumun avantajları olduğu gibi dezavantajları da bulunuyor. Şüphesiz dezavantajlar üretkenliğin düşmesine sebep olabilmektedir. Ancak evden çalışırken bazı unsurlara dikkat etmek ve bu durumun avantajlarını göz önünde bulundurarak çalışmak bir ofis ortamında çalışmaktan daha fazla verimli olunmasını sağlayabilir.
Şirketler verimliliği artırmak için nelere dikkat etmelidir?
Şirketler üretkenliklerinin artması için 3 konuya çok dikkat etmelidir:
- Teknolojik Altyapı
İşinizde verimi artıracak anahtar yatırımlara karar vermek oldukça önemlidir. Evden çalışan şirket çalışanları için uzaktan erişimin kaliteli bir şekilde sağlanıyor olması ise şüphesiz en kritik konudur. Şirketlerin, çalışanların üretkenliklerinin düşmemesi, sistemlere kolay erişim sağlayabilmeleri için her türlü teknolojik donanımı sağlaması ve altyapı yatırımını yapıyor olmaları günümüzde artık zorunluluk haline gelmiştir. Erişimde rahatlık, istenen bilgilere kısa sürede ulaşmak çalışanın işini daha kısa sürede tamamlamasını ve böylelikle üretkenliğinin devamını sağlayacaktır.
- Yönetici ve Çalışanların İletişiminin Sağlanması
Aynı ofis çatısı altında çalışanların bir arada olması, iletişim açısından büyük bir kazançtır. Evden çalışma ile birlikte bu iletişim şüphesiz azalacaktır. Ancak günümüz teknolojisinden faydalanarak iletişim eksikliğinin giderilmesi ve çalışanlarla bir rutin oluşturularak düzenli toplantılar yapılması iş verimliliğinin devamı için oldukça kritik bir konudur. Bunun için artık günümüzde yeterli teknolojik altyapı mevcuttur.
Birçok kişi tarafından kullanılan birden fazla uygulama seçeneğiyle istenilen zaman ve saatte görüşmeler yapmak mümkün hale gelmiştir. Teknolojinin bize sunduğu bu fırsatın çok iyi bir şekilde değerlendirilmesi bizim elimizdedir.
- Çalışanların Motive Edilmesi
Yapılan işin bir yönetici tarafından takdir edilmesi çalışan için en büyük motivasyon kaynağıdır. Evden çalışanların işini ve yaptıklarını sunma, pazarlama fırsatı ofiste çalışanlara göre daha sınırlı olduğu düşünülmektedir. Terfi imkânındaki riskler çalışanı mutsuz hale getirirken verimliliğini düşürür. Çalışanlar yüksek performans ortaya koyduğunu kanıtlamak için çok daha fazla saat çalışıp kendine baskı yapabilir ve bu baskılar strese ve akabinde verimsizliğe neden olabilir. Bu noktada yöneticilerin düzenli ve sıkı takibiyle birlikte yüksek performans gösteren çalışanlarını ödül/takdir/terfi gibi yöntemlerle motive etmesi çalışan verimliliğine katkı sağlayacaktır.
Çalışanlar kendi verimliliklerini artırmak için nelere dikkat etmelidir?
Çalışanların evden çalışırken dikkat dağıtabilecek tüm unsurlara rağmen verimliliğini artırması yine kendi elindedir.
- Öz Disiplin Sağlama
Evden çalışmada verimliliği artırmada en önemli etken çalışanın kendini disipline edebilmesidir. Anlık oluşabilecek değişiklikler dışında haftalık planlama yaparak bu plan dâhilinde çalışmak, tüm görüşmeleri önceden organize etmek çalışanın işine daha fazla konsantre olmasını ve bunun sonucu olarak iş verimliliğinin artmasını sağlayacaktır.
- Rutin Oluşturma
İnsanlar yapıları gereği bağımlılıklarına göre yaşarlar. Hayatlarında rutin oluşturmak, düzeni sağlamak konfor alanlarını genişletir. Ofis ortamında standart mesai saatleri içinde çalışan bir bireyin zamanla çalışma, yemek yeme, mola verme saatleri oturur ve düzenli bir hal alır. Bu rutinde ilerlemek çalışanın gün içinde yapacaklarını daha rahat planlamasını, hangi işe ne kadar zaman ayırması gerektiğine önceden karar verip konsantrasyonunu bu yönde yoğunlaştırmasını ve dolayısıyla iş verimliliğinin artmasını sağlayacaktır.
Ev ortamında da aynı rutini sağlayabilmek, günlük olarak yapılan işleri, yemek ve mola saatlerini düzenlemek ofis ortamından uzaklaşmamış hissiyle çalışmamızı sağlayacaktır. Bunun sonucu olarak daha kısa saatler içinde çalışarak çok daha verimli sonuçlar alınacaktır. Her çalışanın bu günlük rutini oluşturup aynı düzende ilerlemesi bu sebeple kritik öneme sahiptir.
- Motivasyon Belirleme
Şirketlerin çalışanlarının motivasyonlarını artırması gerektiği gibi, çalışanların da evden çalışırken kendi motivasyonlarını yüksek tutmaları önemlidir. Her birey kendini farklı şekilde motive eder. Kimi iyi bir kariyer ya da iyi bir unvana sahip olmak isterken, kimi çalışanlar ise iyi bir kazanca sahip olmak için çalışırlar. Evden çalışanlar ise motivasyon kaybı noktasında ofiste çalışanlara kıyasla daha fazla etkileşimle karşılaşabilirler. Yalnız çalışma, performansının yeterince görülemediğini hissetme ya da diğer dış etkenler zaman zaman bireyin motivasyonunu düşürebilmektedir. Bu gibi durumlarda sıklıkla çalışma amacımızın kendimize hatırlatılması ve bu amaç doğrultusunda yapmamız gerekenleri en iyi şekilde hayata geçirmemiz gerektiği göz önünde bulundurulmalıdır.
- Tümüyle Yalnızsınız
Çalışmalarınızı ev ofis mantığı ile yapacaksanız yalnızlığınızı da kabullenmeniz gerek. Doğamız gereği iletişim ihtiyacına sahip canlılarız. Ofis ortamında günlük iletişim şansına sahibiz. Çalışma arkadaşımızın bir gece evvel izlediği tiyatro oyununa ait anektodları kahve makinasının önünde sıradayken konuşabilir ya da başarılı bir satış rakamına ulaşan arkadaşımızı kutlayabiliriz. Bütün bu paylaşımlar bize tamamlanmış bir hayat sunarken, ev-ofis çalışanların en büyük kayıp parçasını bu ve benzeri iletişim eksikliği oluşturur.
Özellikle ilk zamanlarda daha yoğun hissedeceğiniz bu izole edilmişlik hissinden kurtulmanın en kolay yolu, sizinle aynı şartlar altında çalışmayı tercih etmiş, ev-ofis bazlı arkadaşlarınızın bir listesini yapın ve onlarla bir iletişim ağı yaratın. Haftada iki kere mutlaka telefonla iletişim kuracağınız konusunda hem fikir olun. İşiniz ile ilgili bir problemi konuşmak için aileniz doğru adres olmayabilir, bu nedenle başarı ya da problemlerinizi paylaşacak başka bir yakın arkadaş bulmanız daha uygun olacaktır.
- Bir Ofis Yaratın
Eğer tüm çalışma hayatınız boyunca formal bir ofis ortamında çalıştıysanız, mutfak masası, konuk odası gibi geçici alanlar sizi mutlu etmeyecektir. Alıştığınız disiplini size sağlayacak olan evin içinde kendinize özel hazırlayacağınız ofisiniz olacaktır. Boş bir odaya sahipseniz bu en güzeli olacaktır. Kendi işinizin yöneticisi olduğunuzdan öncelikle bir masa ve rahat bir ofis koltuğu alın, dosya dolabı ve diğer ofis malzemelerini de alışveriş listenize eklemeyi unutmayın. Aileyi ve evi çağrıştıran her türlü malzemeyi bu odanın dışında tutun böylece iç sesiniz size evde değil de ofiste olduğunuzu fısıldamaya başlayacaktır.
- Organize Olun
Çalışma ortamınızdan, çalışma planınıza kadar son derece organize hareket etmekte fayda var. Standart ofis ortamınız, çalışma arkadaşları ya da müşteriler tarafından ziyaret edileceğiniz için nasıl bir düzen içinde kurgulanmış ise bunu ev ofisinizde de uygulamaya özen gösterin. Bir düzeniniz olsun. Organize olmak ve verim almaya yönelik hareket etmek aynı zamanda ailenize karşı da alan kuralları koymayı beraberinde getirecektir. Ailenize, sizi ellerinin altında kabul edip, her istedikleri ya da ihtiyaç duydukları konu ile ilgili çağırma ya da rahatsız etme hakkına sahip olmadıklarını, sizin iş saatleri içinde iş yapmakta olduğunuzu anlatmanız gerekiyor. Çok acil bir konu olmadığı sürece onlara karşı özellikle bu konuda katı davranın. Hiç bir konunun sizi işinizden alıkoymasına müsaade etmeyin.
Ev ofis çalışmak özgürleştirici bir deneyim olabileceği gibi doğru organize edilmediğinde tehlikeli de olabilir. Bu nedenle kararınızı uygulamaya geçirmeden önce tehditlerinizi bilmek ve bu tehditlere karşı plan hazırlığı içinde hareket etmek, planlama yapmak için zaman ayırmak ayrı bir önem taşıyor. İyi organize edilmiş ev ofis çalışma sistemi standart bir ofis hayatına çok iyi bir alternatif haline gelebilir.
Yeni iş hayatınızda başarılar.
Emrah Ceylan - Bankacılık ve Finans Uzmanı